Kenapa Pencatatan Penjualan Yang Rapi Mempelancar Bisnis Anda?

Bagi setiap pengusaha tentunya ingin mendapatkan sebuah laba dari setiap kegiatan bisnis yang dijalaninnya, namun bagaimana jika yang terlihat hanyalah sebuah ilusi. Kelihatannya laba namun nyatanya adalah kerugian di depan mata.

Pertanyaannya ko bisa seperti itu sih? ya karena selama ini pengusaha hanya berkutat kepada proses penjualan saja, pembukuan yang tidak rapi, dan tidak adanya management hutang piutang membuat kita hanya terpaku kepada omset yang datang setiap harinya.

Padahal untuk mengelola bisnis yang baik memerlukan 5 hal berikut ini yaitu :

1. Pengelolaan aset lancar yang baik, terlihat dari cash flow perusahaan dalam menjalankan bisnis, bagaimana perusahaan mengatur keluar masuk uang untuk berbagai kegiatan penunjang bisnis. Karena cash is king (uang tunai adalah raja) inti dari pengelolaan perusahaan adalah aliran kas (cash flow) sehingga dengan terorganisasinya dana cash yang baik semua aktivitas perusahaan bisa selalu terjaga baik itu untuk dana operasional, hutang piutang yang jatuh tempo ataupun untuk kegiatan investasi perusahaan.
2. Pengelolaan hutang yang tepat waktu, selain masalah kepercayaan yang akan muncul jika kita terlambat membayar hutang atau tagihan ke supplier, hal ini juga akan mempengaruhi ketersediaan produk yang digunakan sebagai bahan baku (jika anda usaha produksi) atau bahan jadi (jika anda retail) karena supplier sudah tidak terlalu percaya kepada anda untuk memberikan keleluasaan waktu pembayaran. 
3. Pengelolaan Piutang yang ketat, kenapa piutang harus dikelola dengan ketat? karena piutang adalah uang anda yang masih ada ditangan pelanggan, pengelolaan piutang yang ketat dapat membantu menyelamatkan cash flow perusahaan agar menjadi lebih stabil dan kuat.
4. Management Stock, ketersediaan stock menjadi hal yang sangat penting bagi usaha produksi dan retail, stock yang tersedia harus disesuaikan dengan ketersediaan tempat untuk penyimpanan, Jangan sampai stock yang disimpan ternyata adalah stock yang tidak diminati oleh pasar sehingga akan mempengaruhi penjualannya.
5. Harta Tetap (Fixed Asset) Pengelolaan fixed asset juga menjadi sangat penting bagi perusahaan, karena ini merupakan aset perusahaan yang sewaktu-waktu dapat dijual untuk menambah modal perusahaan. Pengelolaan yang tepat tentu dapat menjadi nilai lebih pada saat proses penjualan asset tersebut. Jangan sampai nilai asset tersebut sudah habis dengan masa gunanya yang telah melewati batas sehingga tidak laku dipasaran.

Nah dari ke 5 hal tersebut diatas, maka pencatatan penjualan yang rapi tentu akan mempelancar bisnis anda? pertanyaannya adalah bagaimana mau rapi jika :

1. Anda tidak mengetahui siapa saja pelanggan anda.
2. Anda tidak mengetahui memiliki piutang ke siapa saja.
3. Anda tidak mengetahui secara pasti produk apa saja yang paling laris di pasaran.
4. Anda membutuhkan waktu untuk mengetahui jumlah stock yang tersedia di gudang.
5. Anda kehilangan momentum penjualan karena keterlambatan memesan stock ke supplier.
6. Terakhir adalah anda tidak mengetahui sebesar besar laba usaha anda.

Lalu bagaimana solusi terbaik untuk semua tantangan tersebut? Jawabannya dengan pencatatan yang baik dan teratur. Proses pencatatan yang baik sesungguhnya dapat anda lakukan dengan berbagai metode yaitu :

1. Manual

Beberapa point dalam proses pencatatan manual yaitu :

• Memiliki 4 buku untuk mencatat 
• Pembelian yang mengakibatkan hutang (buku hutang)
• Mencatat penjualan yang mengakibatkan piutang (buku piutang)
• Mencatat transaksi pembelian dan penjualan yang mengakibatkan keluar masuk barang (buku stock)
• Mencatat penerimaan uang dan pengeluaran uang (buku kas)
• Proses pencatatan manual memerlukan sebuah ketelitian yang tinggi sehingga jangan sampai ada kesalahan dalam pencatatan semua transaksi tersebut.

2. Menggunakan Sistem

Beberapa point dalam proses pencatatan menggunakan sistem yaitu :

• Sistem telah menyediakan beberapa modul utama yaitu :
• Modul Pembelian dengan menggunakan modul ini maka pengusaha dapat melakukan proses dokumentasi dimulai dari penerbitan pesanan pembelian, penerimaan tagihan. Hal ini berpengaruh terhadap penambahan stock dan hutang secara tersistemmatis.
• Modul Penjualan dengan menggunakan modul ini maka pengusaha dapat melakukan proses dokumentasi dimulai dari penerbitan surat penawaran, penerbitan tagihan. Hal ini berpengaruh terhadap pengurangan stock dan penambahan piutang secara tersistemmatis.
• Modul persediaan menyediakan berbagai fitur yang dapat menunjang kegiatan bisnis diantaranya modul stock opname, modul transfer stock dari outlet ke outlet yang semuanya akan mempengaruhi jumlah stock yang ada di dalam sistem.
• Berbagai laporan yang dapat menunjang kegiatan bisnis yaitu :
• Laporan penjualan per produk untuk mengetahui permintaan pasar.
• laporan penjualan per customer untuk mengetahu pelanggan setia anda
• laporan laba rugi untuk mengetahui jumlah keuntungan anda.
• Laporan piutang, untuk menunjukan ke anda siapa saja pelanggan yang memiliki hutang ke anda
• laporan hutang untuk memberitahukan ke anda kapan waktunya membayar tagihan anda ke supplier
• laporan stock untuk mengetahui ketersediaan stock untuk menunjang kegiatan bisnis anda.

Dengan demikian proses pencatatan penjualan yang rapi akan mempengaruhi ke berbagai sisi di dalam bisnis anda, yang jika dikelola dengan baik dan tepat akan membuat bisnis anda semakin besar, namun jika salah dalam pengelolaannya akan mengakibatkan kehancuran. jangan lupa share ya :) terima kasih